Stipendien

Erfahrungsbericht von einem Auswahlverfahren

24.04.2007

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Wer sich für ein Stipendium bewirbt, kommt normalerweise um ein Auswahlverfahren nicht herum. Nach einer schriftlichen Bewerbung, bei der schon nicht alle weiterkommen, kommt es zu einer Art "Assessment Center". Wie ein solches abläuft und wie der Weg dahin ablief, schildert im folgenden ein Teilnehmer des Auswahlverfahrens der Stiftung der Deutschen Wirtschaft (sdw).

Den folgenden Erfahrungsbericht hat uns Mathias zur Verfügung gestellt, dem wir an dieser Stelle dafür danken. Bitte immer daran denken: Je nach Stiftung ist die Auswahl der Themen und überhaupt die Gestaltung des Auswahlverfahrens unterschiedlich. Auch bei der sdw wird es nicht immer genau so ablaufen.

Erfahrungsbericht SDW-Auswahlverfahren November 2006

Diesen Erfahrungsbericht habe ich unmittelbar einen Tag nach dem Auswahlverfahren angefertigt, daher hatte ich noch nicht das Ergebnis erhalten, wodurch meine Erinnerungen unverfärbt von diesem sind. Ich möchte den Ablauf darstellen und bei einigen Punkten Tipps geben, so wie es nach den Beobachtern bzw. den Meinungen der Bewerber am Besten zu machen ist. Es ist klar, dass es eine subjektive Meinung ist; ich hoffe sie hilft euch und wünsche euch viel Erfolg beim Auswahlverfahren.

Das Bewerbungsverfahren bei der SDW setzt sich aus drei Schritten zusammen. Die Unterlagen, die beim Vertrauensdozenten einzureichen sind, das Gespräch beim Vertrauensdozenten der Regionalgruppe und schließlich ein Assessment Center in der Nähe von Berlin.

1) Die einzureichenden Unterlagen

Die Unterlagen, die einzureichen sind, sind auf dem Bewerbungsformular sehr genau beschrieben. Ein Vorteil ist, dass kein Gutachten eines Professors benötigt wird, man also die Unterlagen relativ schnell zusammenstellen kann. Achtet darauf, dass ihr für euer gesellschaftliches Engagement auch Belege habt. Wichtig ist das »Motivationsschreiben«, worin ihr deutlich auf die Gründe eingehen solltet, warum ihr euch bei der SDW bewirbt und wie ihr euch einbringen könnt.

2) Gespräch beim Vertrauensdozenten

Das Gespräch wird mit mehreren Personen geführt. In meinem Fall waren es der Vertrauensmanager, ein Stipendiat der Regionalgruppe und der Vertrauensdozent (die bei meist allen Regionalgruppen-Gesprächen anwesend sind). Es können jedoch auch mehr Personen sein (ich habe von Gruppen bis zu 7 Gesprächspartner gehört). Die Dauer ist ca. 45 Minuten lang und der Ablauf ist identisch mit dem Einzelgespräch in Berlin, das ich unten beschreibe.

3) Das Assessment Center

Zuallererst ein Kommentar zur Bekleidung. So, wie ihr euch wohl fühlt. Wir hatten alles. Von leger mit Jeans und Hemd, über feine Hose und Hemd bis Anzug mit Krawatte und für die Damen Hosenanzug, Rock mit Bluse, Jeans. Diese ist für die Auswahl nicht von großer Relevanz. Denkt immer daran, dass eure Kleidung aber auch Respekt dem Gesprächspartner gegenüber darstellt.

Das Assessment Center besteht aus vier Teilaufgaben. Die Bewerber sind in Gruppen zu vier Bewerbern eingeteilt . Die Einteilung wird beim Check-In vorgenommen. Jeder Gruppe sind zwei Beobachter (Kommissions-Mitglieder bzw. Juroren) aus Wirtschaft bzw. Forschung zugeordnet, die die Bewerber beobachten. Sie fällen am Ende die Entscheidung, ob der Bewerber für die SDW vorgeschlagen wird oder nicht. Das Verfahren beruht auf einer Punkteskala, ergo die Beobachter geben dir für die einzelnen Aufgaben Punkte und am Ende ergibt sich eine Gesamtpunktzahl. Falls mehr Bewerber vorgeschlagen werden, als die SDW Mittel vom BMBF erhält, werden die Bewerber nach ihrer Punktzahl ausgewählt. In diesem Jahr hat das BMBF jedoch entschlossen, dass mehr Studenten gefördert werden sollen (von 0,6% zu 1,0% aller Studenten, die ein Stipendium erhalten). Daher erhält die SDW, wie jede andere von den sieben vom BMBF geförderten Studienstiftungseinrichtungen mehr Geld und kann mehr Bewerber aufnehmen. Die Zeit für eine Bewerbung ist also so günstig wie noch nie.

Der Zeitplan, den jeder Bewerber beim Einchecken erhält, war in diesem Jahr folgender:

Aufsatz

Man erhält eine Aufgabe und hat 50 Minuten Zeit diese zu lösen. Die Zeit wird nicht so rigide kontrolliert, die meisten Bewerber sind jedoch schon vorher fertig, so dass gegen Ende eine leichte Unruhe entsteht. Das Thema war m. E. nicht klar gestellt, es ging über den Gammelfleischskandal in Bayern. In der Aufgabenstellung war eine kurze, ca. ½-seitige Beschreibung gegeben, mit zusätzlichen kurzen Infos zu den guten Seiten von Bio-Fleisch-Produkten. Die Aufgabe lautete ungefähr »Welchen Standpunkt vertreten Sie in dieser kontroversen Diskussion?« Da die Aufgabenstellung nicht eindeutig war, schrieb ich einen klassischen Pro-Contra-Aufsatz.

Das Wichtigste m.E. ist eine klare Struktur (Einleitung-Hauptteil-Schluss), das Einhalten der Form (nicht zuviel durchstreichen, keine zu großen Grammatik-Fehler) und das Einhalten bzw. Ausnützen des Platzes (es waren 27 linierte Zeilen, DIN A4, auf der Rückseite der Aufgabenstellung). Beim Feedback-Gespräch stellt sich heraus, dass der Aufsatz von den Beobachtern am Ende gelesen wird, nachdem sie die Bewerber kennen gelernt haben und der Aufsatz eigentlich kaum relevant ist. Also kein Stress machen, eine einigermaßen gute Leistung ist vollkommen ausreichend.

Danach war eine 10 minütige Pause und es ging zur Gruppendiskussion.

Gruppendiskussion

Alle Teilnehmer sind nun in ihrer 4er-Gruppe mit den zwei Beobachtern im Kommissionsraum und erhalten eine 1-seitige Aufgabenbeschreibung. Das Thema bei unserem Auswahlverfahren war folgende Aufgabe: » Es gibt einen Wettbewerb von einer »Unternehmen-Hilfe«, das 50.000 Euro für Start-Up Unternehmen offeriert, die ein Projekt durchführen, dass einen Nutzwert für die Gesellschaft bieten. Wir vier aus der Gruppe sollten uns nun einigen mit welchem Konzept wir uns bewerben. Dabei muss jeder am Anfang entscheiden, welchen Bereich er für das Erstellen eines Konzeptes wählt (jeder Bewerber einen anderen Bereich). Es standen fünf zur Auswahl: Bildung, Demokratie, Familie, Umwelt und Technik. Nachdem jeder einen Bereich gewählt hat, hat man 10 Minuten Zeit ein Konzept vorzubereiten. Dann beginnt eine 40 minütige Diskussion, deren Ziel es ist, am Ende das Konzept zu besitzen, das für den Wettbewerb eingereicht wird. Es darf kein Kompromiss geschlossen werden! Und die Zeit sollte eingehalten werden.

Wie ihr nun die Diskussion gestaltet ist jeder Gruppe selbst überlassen. Am Besten jedoch (wie beim Feedback-Gespräch erwähnt) ist es, das Thema strukturiert anzugehen. Die Gruppe braucht einen Gruppenführer. Scheut euch nicht diesen zu übernehmen, wenn am Anfang keiner dazu bereit ist. Dieser braucht nicht offensichtlich bestimmt zu werden, sondern kann sich auch aus dem Verhalten eines Mitglieds klar herausstellen. Der Leader sollte nun am Anfang das Organisatorische regeln (wie lange haben wir Zeit, was wollen wir in der Zeit machen, wie lange hat jeder Zeit sein eigenes Konzept vorzustellen, wie lange ist danach die Gruppendiskussion? Wie einigen wir uns?).

Dann kann auch schon die Gruppendiskussion beginnen. Am Besten mit dem Vorstellen der einzelnen Ideen der jeweiligen Bewerber. Unterbrecht sie nicht. Dann die Gruppendiskussion, die zu einer Einigung führen sollte.

Das Beste Gruppenverhalten sind konstruktive Beiträge. Obwohl Teil der Aufgabenstellung lautet »Sie sind von Ihrem Konzept überzeugt« geht es auf keine Fall darum, sein Konzept durchzubringen, es geht darum, die Gruppe voranzubringen. Also bringt gute Vorschläge zu andern Beiträgen, kritisiert diese nur subtil, verteidigt euren Standpunkt jedoch, falls dieser angegriffen wird.

In unserer Gruppe war ein sehr dominanter Mitspieler. Beim Feedback hieß es, wir als Gruppe hätten ihn ein wenig eindämmen sollen, also darauf achten, dass auch andere Gruppenmitglieder zum Zug kommen. Wir hatten auch einen Mitspieler, der zu wenig zu Wort gekommen ist. Unsere Aufgabe wäre auch gewesen, diesen zu ermutigen, mehr Beiträge zu leisten, ihn direkt nach seiner Meinung zu fragen.

Der Nachteil in dieser Übung ist eindeutig das subjektive Element. Jeder Beobachter hat andere Vorlieben (Meine fanden es gar nicht toll, dass ich zu viele Fragen gestellt habe. Sie fanden dies eher destruktiv als konstruktiv. In einem anderen Verfahren habe ich genau das Gegenteil gehört.) Des weitern wird man einer Gruppe zugeordnet und man kann sich, wie im richtigen Arbeitsleben auch, sich diese nicht aussuchen, d.h. u. U. stimmt die Gruppen-Chemie nicht oder es findet sich kein Gruppenführer, oder die Charaktere sind zu unterschiedlich oder es sind zu eigenwillige Spieler. Daher ist auch ein gewisses Quäntchen Glück dabei.

Unsere Gruppe hat die Aufgabenstellung nicht vollkommen durchdrungen. Daher endeten wir damit, Projekte, die von einem Unternehmen durchgeführt werden könnten, zu diskutieren, anstatt Ideen für Start-Up Unternehmen, die mit ihrer Business-Idee gleichzeitig Geld verdienen und der Gesellschaft einen Beitrag leisten. Ob meine Nachfrage am Anfang der Diskussion zur Klärung des unklar-gestellten Themas bei den Beobachtern gut ankam, ist schwer zu sagen. Da ich der einzige war, der es zugab, dass ihm die Aufgabenstellung unklar ist, die Beobachter aber auch keine klare Antwort geben konnten, hatte ich das Gefühl, dass mir dies beim Feedback-Gespräch etwas angekreidet wurde. Es kommt aber auf die Beobachter drauf an.

Danach war eine Vorstellungsrunde nur unter den Bewerbern, ohne die Beobachter. Auf alle Fälle sehr wertvoll, da man dadurch mehr von den Bewerbern erfährt und ins Gespräch kommt. Es sind immer sehr interessante Bewerber bei jedem Auswahlverfahren, also nützt die Chance für ein Gespräch.

Danach das Abendessen. Ab 21.00 Uhr. Ende je nach Lust und Laune. Die Härtesten haben bis 2 Uhr Nachts das Freibier genossen. Beim Essen sitzen alle Bewerber und Beobachter. Es besteht das Gerücht, dass es von Vorteil sei, wenn man sich zu seinen Beobachtern setzt und mit Ihnen ein Gespräch führt. Obwohl dies offiziell verneint wird und auch offensichtlich nicht in die objektive Beobachtung reingeht, hat es natürlich einen subjektiven Vorteil. Wenn man Lust und Laune hat und sich fit fühlt, mit seinen Beobachtern einen Smalltalk zu führen, sollte man schauen, dass man sich »zufällig« neben sie setzt. Ich tat es nicht, da ich nicht in der Laune dazu war. M.E. hat man aber dann den Vorteil von sich mehr zu erzählen und sich zu präsentieren, seine Stärken herauszuarbeiten. Das Einzelgespräch am nächsten Tag ist oft zu kurz, um auf alle Aspekte einzugehen, daher ist es evtl. für gewiefte Taktiker ne ganz nette Idee schon mal vorab ein paar seiner Stärken auf dem Silber-Tablett so nebenbei den Beobachtern zu präsentieren. Nur übertreibt es nicht; da fast alle Juroren langjährig im Personalbereich arbeiten und die Meisten schon mehrmals dabei sind, fallen Schleimer schnell auf.

Nachtruhe und Frühstück folgen dann. Am Morgen danach um 07.55 Uhr Ausgabe der Präsentationsaufgabe für die Einzelpräsentation.

Einzelpräsentation

Innerhalb einer Gruppe ist es dieselbe Aufgabe. Unter den Gruppen sind es jedoch verschieden Aufgabenestellungen. Es geht um die eigene Meinung zu einem Thema (»Welchen Standpunkt vertreten Sie?«). Die Vorbereitungszeit variiert je nach Bewerber-Nummer. Zwischen 2:00 und 2:45 Stunden. Die Einzelpräsentation sollte fünf Minuten dauern. Wie wichtig das Einhalten der Zeit ist, ist schwer zu sagen. Wenn möglich, nicht unter fünf Minuten, ein Überschreiten ist jedoch auch nicht so wild. (Ich war nach 4:55 Minuten fertig; Kommentar »Ja, da haben Sie die Zeit sehr gut eingehalten. Sogar noch ein paar Sekunden Zeit gehabt…ABER, das ist nicht das Wesentlichste hier…«- Nicht runterbringen lassen, locker weiterlächeln). Bei anderen Gruppen habe ich gehört, dass sie nach 7 Minuten abbrechen, was zu einer negativen Bewertung führen kann. Fünf bis Sechs Minuten sind das Beste. Übt es vorher. Die Themenstellung in unserer Gruppe ist der »Nahosteinsatz der Bundeswehr« gewesen, also soll die dt. Bundeswehr mit ihrer Marine in den Libanon oder nicht. Es kommen stets aktuelle Themen dran. Andere waren z. B. »Religionsunterricht oder Ethik in der Schule«. Vorab informiert zu sein, ist hilfreich. Jedoch stehen 14 Seiten Informationsmaterial aus Internet-Quellen zur Verfügung, die manchmal u.U nicht sehr relevant sind. D. h. man kann einige Argumente aus dieser Information bekommen, gesunder Menschenverstand ist aber stets hilfreich. Die Kommissions-Mitglieder lesen diese Information auch durch, d.h. ihre Fragen am Ende der Präsentation beruhen darauf.

Ihr habt für die Präsentation viele Visualisierungsmöglichkeiten, die man sinnvoll einsetzten sollte. (es steht ein Overhead-Projektor, Pinwand, Flippchart, Papier-Rechtecke und Kreise in vielen Farben zur Verfügung. Ebenso DIN A 6 und A5 Karteikärtchen zum Präsentieren.) Ich wählte drei Kärtchen, die meine drei Gliederungspunkte darstellen (was war bisher im Libanon-Konflikt geschehen, meine Argumente, und der Schluss). Sonst keine Visualisierung. (Als Hilfe für mich habe ich DIN A5 Kärtchen benutzt und diese mit Notizen beschrieben.) Bei fünf Minuten ist es auch gefährlich zu viel Visualisierung zu bringen da man u. U. zu hektisch werden kann, wenn man ständig neues an die Pinwand schreibt oder heftet.

Ich hatte mich bei der Präsentation auf meine Meinung konzentriert und nur die Pro-Argumente gebracht. Die Contra-Argumente habe ich lediglich entkräftigt. Ich denke diese Vorgehensweise bietet sich bei dem zeitlichen Limit sehr gut an und spiegelt die Aufgabenstellung sehr gut wieder, da man die Kommissions-Mitglieder von seiner Meinung überzeugen soll, nicht die vorhandenen Pro und Contra-Argumente präsentieren soll.

Nach der Präsentation stellen die Beobachter Fragen. Bei mir folgten sehr viele Fragen, ich war positiv überrascht. Egal, was kommt, bleibt bei eurer Meinung und verteidigt diese ohne natürlich blindlings alle Gegenargumente vom Tisch zu wischen. Die Fragen bei mir beruhten hauptsächlich auf den Contra-Argumenten, die im Informationsmaterial zur Verfügung standen, also konnte man sich darauf vorbereiten.

Gestaltet eure Präsentation lebendig, mit Emotion und Mimik-Gestik und guter Artikulation.

Während der Vorbereitungszeit von der Präsentation hat man ein 35-minütiges Einzelgespräch.

Einzelgespräch

Das Einzelgespräch ist wie jedes andere. Fragen zum Lebenslauf, zur Motivation und weitergehende, teils unerwartete

(z.B. : Stellen Sie sich bitte in 3 Minuten vor! Warum wollen Sie zur SDW? Was können Sie in die SDW einbringen? Warum studieren Sie dieses Fach? Wie informieren Sie sich, welche Zeitung? Wo sehen Sie noch Potential bei Ihnen? Wo sehen Sie sich mit 35 Jahren? Wie würden Sie Ihre Heimatstadt beschreiben und welche wichtigen geschichtlichen Zäsuren sind dort gewesen?)

und zum persönlichen Engagement (Was war Ihr bisheriges Engagement? Was Ihrer schwierigsten Situation dabei, wie haben Sie diese gelöst? - Beim Engagement ist es wichtig, dass man es aktiv mitgestaltet und nicht nur mitrennt). Besonders wichtig bei mir waren die aktuellen Nachrichten. Leider war ich über bestimmte Aspekte nicht informiert, also schaut, was die letzten 6 Wochen in Deutschland politisch passiert ist. Bei mir waren internationale Nachrichten nicht von Belang.

Jedes Gespräch läuft anders ab, abhängig von den Beobachtern, aber auch von dem Bewerber. (schlaue Bewerber nutzten die Möglichkeit, das Gespräch zu lenken, da von den Juroren gerne intensiver nachgefragt wird, falls man etwas »nebenbei« erwähnt. Das heißt aber auch, nichts zu erwähnen, worüber man nicht tiefer befragt werden möchte) Mir wurde zum Beispiel nicht die Frage gestellt »Warum sollten gerade Sie in die SDW aufgenommen werden?« wohingegen viele andere ein Statement dazu abliefern konnten. Fragen über Klaus Murmann waren bei mir nicht dran, man sollte jedoch über ihn und die SDW informiert sein.

Das Wichtigste ist es, ehrlich zu sein, sich zu präsentieren und seine Stärken klar herauszustellen. Und versucht es, für die Beobachter interessant zu gestalten. Wie bei der Präsentation gilt auch hier: Es ist nicht so wichtig Was gesagt wird, vielmehr das Wie.

Weiter klassische Themen sind Stärken-Schwächen der eigenen Person, Fragen, in welchem Bereich man später arbeiten will und warum, was sein größter Traum ist, wo man sich beruflich in 10 Jahren sieht, Hobbies und warum man diese gewählt hat. Ich denke man sollte sich bei allen Sachen, die man angeht und bisher gemacht hat, im Klaren sein, warum man diese angegangen ist. Als letzte Frage wird oft gestellt, ob man noch etwas Wichtiges erwähnen will, was noch nicht gesagt wurde (wenn ihr wollt, lasst euch was einfallen) oder ob man noch Fragen an die Beobachter hat (sehr wichtig! im Voraus überlegen, zeigt Interesse und gute Vorbereitung) oder warum man sich als geeigneter Kandidat für die SDW sieht.

Die Beobachter sind normalerweise freundlich, d.h. selbst wenn sie einen eher versteinerten Gesichtsausdruck - bei welcher Übung auch immer - haben, lasst euch davon nicht verwirren. Aus Ihrer Mimik wurde ich oft nicht schlau. Einer meiner Beobachter gähnte sogar während der Einzelpräsentation.

Als Allerletztes erhielt man dann ein 25-minütiges Einzelfeedback.

Feedback

Das wohl Beste am Auswahlverfahren ist das Feedback-Gespräch. Die Beobachter geben ein klares Feedback, man kann nachfragen, man erfährt Aspekte, bei denen man sich anders eingeschätzt hätte. Es ist eine wertvolle Gelegenheit, um zu erfahren, wo sein Potential liegt und worin man sich noch verbessern kann und sollte. Auf jeden Fall sollte man das Feedback nutzen und auch nachfragen.

Was man vom Feedback jedoch nicht heraushören kann, ist, ob man aufgenommen wurde oder nicht. Es kann subjektiv schlecht oder gut ausfallen, sagt jedoch nichts über die Entscheidung der Beobachter aus. Das Ergebnis erhält man ca. 2 Wochen im Anschluss des Verfahrens.

Da die Kommissions-Mitglieder erfahrene Personaler sind, vermitteln sie das Feedback in einem positiven Weg, der unterstützend wirkt.

Im Insgesamten empfehle ich jedem, der die Chance hat, zum Auswahlverfahren zu gehen. Es ist eine sehr lohnende und bereichernde Erfahrung, man trifft interessante Menschen, das Essen ist gut;) und die Stimmung angemessen locker und kollegial. Natürlich ist jeder angespannt und gestresst, ein Konkurenzdenken ist jedoch nicht vorhanden.

Ich wünsche euch bei eurem gesamten Bewerbungsverfahren viel Erfolg und das notwendige Glück!